PYTANIE:
Nasza spółka przejęła dawne przedsiębiorstwo państwowe i nadal funkcjonuje – już teraz w naszej spółce – pracownicza kasa zapomogowa pożyczkowa. Proszę o przybliżenie co to jest za twór, jak funkcjonuje i jakie mogą być ewentualne zagrożenia dla spółki w związku z jego funkcjonowaniem ponieważ wydaje mi się, że jest to jakaś parabankowa forma finansowania pracowników ze wspólnej kasy.
ODPOWIEDŹ:
Kasy zapomogowo-pożyczkowe są szczególnym rodzajem organizacji osób wykonujących najemne prace zarobkowe. Niekiedy faktycznie traktowane są jako tzw. instytucje parabankowe, gdyż mogą realizować czynności i operacje finansowe właściwe raczej dla banków. Jednak są to typowe organizacje non – profit, czyli nie nastawione na zysk. Służyć mają mianowicie udzielaniu członkom kasy pomocy materialnej w formie zapomogi (bezzwrotnej oraz w formie pożyczki (zwrotnej). W tym właśnie celu kasy gromadzą środki poprzez składki wpłacane przez członków kasy.
Kasa nie ma osobowości prawnej i nie podlega wpisowi do KRS czy innego rejestru. Jednak zgodnie
z nadal aktualną uchwałą Sądu Najwyższego z 13 października 2006 r. (III CZP 79/06) pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa ma zdolność sądową (zdolność do bycia powodem lub pozwanym przed sądami powszechnymi.
Podstawą do utworzenia KAS jest art. 39 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1881, ze zm.), zgodnie z którym możliwe jest tworzenie w zakładach pracy kas zapomogowo – pożyczkowych. Kasa zapomogowo – pożyczkowa jest instytucją całkowicie odrębną od związku zawodowego. Po zmianie z dniem 1 stycznia 2019 roku zmieniła się nomenklatura – od tej daty do niedawna pracownicze kasy zapomogowe pożyczkowe nazywają się kasami zapomogowo pożyczkowymi, bowiem uczestniczyć w nich i korzystać z ich działalności od 1 stycznia 2019 roku mogą również poza pracownikami, także zleceniobiorcy, zatrudnieni na podstawie umów o dzieło i innych umów cywilnoprawnych a także samo zatrudnieni przedsiębiorcy, o ile sami nie zatrudniają innych osób.
Utworzenie Kasy może nastąpić wówczas, gdy w danym zakładzie 10 osób wykonujących pracę zarobkową (po zmianach) – zadeklaruje gotowość przynależności do kasy. Nie jest tu konieczna zgoda pracodawcy. Osoby te uchwalają statut (nie jest ten akt zatwierdzany przez pracodawcę, który musi znosić (pati) taką inicjatywę pracowników), następnie wybierają zarząd kasy (organ wykonawczy – kieruje bieżącymi sprawami) i komisję rewizyjną (organ nadzoru i kontroli). Organem stanowiącym Kasy jest walne zebranie członków. Wszystkie uchwały organów Kasy zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 50% członków; zasada ta odnosi się również do zarządu kasy i komisji rewizyjnej.
Po rozpoczęciu działalności Kasy, pracownicy lub inne osoby zatrudnione u danego pracodawcy mogą do niej przystępować. Muszą jednak wypełnić określone formalności. W skrócie – deklaracja – decyzja o przyjęciu do kasy (zarząd), wpisowe i wkład członkowski świadczony miesięcznie przez członka kasy. W razie rezygnacji lub skreślenia członka KZP z listy członków, jego wkład członkowski podlega zwrotowi, w terminie określonym w statucie. W ramach uczestnictwa w Kasie członek ma prawo w szczególności do gromadzenia oszczędności w kasie na zasadach przewidzianych w statucie, korzystania z pożyczek, uzyskania z kasy zapomogi, w razie wystąpienia określonego w statucie zdarzenia losowego.
Pożyczki mogą mieć charakter długo- lub krótkoterminowych. Kwestie, na jak długi okres będą udzielane określone pożyczki i w jakiej wysokości, pozostawione są decyzji organów Kasy. Zasady te powinny być szczegółowo określone w statucie lub w wydanym na podstawie statutu regulaminie przyznawania pożyczek. Pożyczki krótkoterminowe („chwilówki”) udzielane są zazwyczaj na okres 1 miesiąca – spłata następuje w drodze potrącenia z wynagrodzenia wypłaconego w następnym miesiącu po udzieleniu pożyczki. Wysokość takiej pożyczki jest zróżnicowana, ale nie powinna przekraczać kwoty wynagrodzenia netto danego członka kasy.
Zapomogi są bezzwrotną formą pomocy finansowej, przeznaczonej dla członków kasy, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji materialnej lub rodzinnej. Najczęściej zapomogi przyznawane są z tytułu śmierci członka rodziny, nagłego zdarzenia (np. pożar, zniszczenie).
Kolejna istotna kwestia to „działalność kasy a RODO”. Kasa zapomogowo – pożyczkowa posiada status administratora tych danych osobowych (niezależnie od pracodawcy), które sama przetwarza i w zakresie przetwarzania tych danych osobowych ponosi wyłączną i samodzielną odpowiedzialność i to niezależne od tego, czy powierzy przetwarzanie danych osobowych w drodze umowy innemu podmiotowi czy też odpowiedzialny za przetwarzanie danych będzie jeden z członków kasy. Aby administrator danych mógł je przetwarzać musi uzyskać zgodę osoby, której dane dotyczą – np. pracownika. Zgoda ta powinna być udzielona na przetwarzanie danych w jednym lub większej liczbie określonych celów – udzielenia pożyczki z Kasy lub przyjęcia nowego członka do kasy. Nadto, osoba przyjmowana na członka Kasy powinna być poinformowana o możliwości wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, a kasa powinna być w stanie udowodnić, że ten obowiązek został zrealizowany.
Zarząd reprezentuje pracowniczą kasę zapomogowo – pożyczkową we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych, w szczególności zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych, jak również wdraża dokumentację z zakresu ochrony danych osobowych.
Jako administrator kasa musi również prowadzić dokumentację ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie środków bezpieczeństwa. Zarząd Kasy powinien samodzielnie ocenić, czy i jakie środki należy podjąć i jak je opisać w przyjętej dokumentacji, która może przybrać dowolne nazwy i formę – w zależności od potrzeb, to jednak powinna być ona spójna z dokumentacją pracodawcy. Poza środkami zabezpieczającymi zarząd pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej musi pamiętać o pozostałych obowiązkach rejestrowania (rejestrowanie czynności przetwarzania, kategorii czynności przetwarzania, naruszeń ochrony danych oraz obowiązku raportowania dokumentującego wyniki przeprowadzonych ocen skutków dla oceny danych).
Pracodawca ma obowiązek nie tylko znosić funkcjonowanie kasy ale przede wszystkim powinien zapewnić tej małej organizacji stosowną infrastrukturę, czyli zapewnić pomieszczenia biurowe i odpowiednio zabezpieczone miejsca na przechowywanie pieniędzy, transport pieniędzy z banku, prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej, dostarczać druki i formularze, dokonywać na rzecz Kasy potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek, przyjmować wpłaty wnoszone przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych, odprowadzać wpłaty na rachunek bankowy kasy, informować przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń. Prawnym dysponentem rachunku bankowego Kasy formalnie pozostaje pracodawca.
Jest to bardzo skrócona informacja do istotnego zagadnienia i może mieć charakter li tylko informacyjny bowiem samo zagadnienie wymaga przysposobienia szczegółowych przepisów nakładających na członków władz Kasy, pracodawcę i członków kasy wiele obowiązków. Stąd odpowiedź niniejsza jest tylko przyczynkiem do zapoznania się z rozległą problematyką tego „tworu prawnego”.